Оплата праці

Положення про службові відрядження

24.04.2017 / 11:31

Оскільки для госпрозрахункових підприємств деякі нормативні документи мають допоміжний характер, політику щодо відряджень радимо визначити у Положенні про службові відрядження. Це дасть змогу регулювати спірні моменти, які можуть виникнути під час відряджень. Розробку цього документа найкраще доручити працівнику відділу кадрів спільно з бухгалтером, адже деякі моменти потребують погодження з бухгалтерією.

У Положенні про службові відрядження необхідно прописати:

  • порядок направлення працівників у відрядження;
  • терміни звітування;
  • порядок відшкодування витрат на відрядження та їх документальне підтвердження;
  • правила подання авансового звіту до бухгалтерії.

Положення про службові відрядження може оформлятися додатком до колективного договору (за його наявності) або окремим внутрішнім документом, який вводиться в дію наказом по підприємству.

Щоб Положення виконувало покладені на нього функції, радимо з його текстом ознайомити працівників підприємства. Це можна зробити безпосередньо під час оформлення відрядження, або заздалегідь — розмістивши його текст на інформаційному стенді на підприємстві (за його наявності) або роздрукувавши його екземпляри для ознайомлення працівниками підприємства.

Пропонуємо для ознайомлення примірний текст Положення про службові відрядження, який стане в нагоді госпрозрахунковим підприємствам. При його розробленні взято за основу норми Інструкції № 59. Кожне підприємство має право внести свої корективи, врахувавши власну специфіку діяльності. Головне — дотримання норм Податкового кодексу, КЗпП та інших нормативних документів.

Зразок 1

Затверджено:

директор ТОВ «Гранд туризм»

Васюта (Васюта М. С.)

«10» січня 2017 р.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ ТОВ «ГРАНД ТУРИЗМ»

І. Загальні положення

1.1. Положення про службові відрядження розроблено відповідно до ст. 121 КЗпП, п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, наказу № 841.

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника ТОВ «Гранд туризм» (далі — Підприємство) за розпорядженням керівника Підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Зв’язок з господарською діяльністю підтверджують:

  • запрошення приймаючої сторони (з подібною діяльністю);
  • укладений договір чи контракт;
  • інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  • документи, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших тематичних заходах, подібних до господарської діяльності Підприємства.

Даний перелік документів може розширюватися після погодження з керівником Підприємства.

1.3. Якщо у відрядження направляються працівники з інших підрозділів Підприємства, віддалених від нього, то місцем постійної роботи вважається той підрозділ, роботу в якому обумовлено трудовим договором (контрактом).

1.4. Підприємство забезпечує працівника коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

1.5. Підприємство ознайомлює працівника з кошторисом витрат, а також зі строками звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

1.6. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї год включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 год і пізніше — наступна доба.

Дати на транспортних квитках мають збігатися з датами вибуття/прибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Розходження у датах погоджується з керівником Підприємства в індивідуальному порядку.

1.7. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

1.8. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до статей 72, 73, 107 КЗпП.

1.9. Інший день відпочинку надається, якщо:

  • працівник відбуває у відрядження у вихідний день;
  • наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день.

1.10. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження вирішується в кожному конкретному випадку за погодженням з керівником структурного підрозділу, в якому працює такий працівник.

1.11. За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, у тому числі й часу перебування в дорозі.

Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком Підприємства та згідно із умовами, визначеними трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середньої зарплати.

1.12. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Податкового кодексу. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

1.13. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат визначає керівник в кожному конкретному випадку та затверджує їх відповідним наказом. Розмір добових варіюється залежно від країни відрядження та посади відрядженої особи. Добові виплачуються за кожен день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

При відрядженні працівника строком на один день (або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання) добові відшкодовуються як за повну добу.

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

ІІ. Порядок відрядження в межах України

2.1. Направлення працівника Підприємства у відрядження здійснюється керівником Підприємства або його заступником і оформлюється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

2.2. Заробітна плата відрядженому працівникові перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

2.3. Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат. Плата за бронювання місця в готелі підлягає відшкодування після погодження її суми з керівником.

2.4. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

2.5. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

2.6. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

2.7. Відрядженому працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із зазначеним Звітом подаються документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

2.8. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.

Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника Підприємства лише, якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

ІІІ. Порядок відрядження за кордон

3.1. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника Підприємства, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом) і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

3.2. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк від­рядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Якщо під час відрядження працівник захворів, після його повернення документ про тимчасову непраце­здатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.

Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформлюється відповідним наказом (розпорядженням) керівника Підприємства.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

3.3. Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої від­ряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

3.4. Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій в бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

3.5. За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

  • на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
  • на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату ПДВ);
  • на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
  • на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 % вартості місця за добу;
  • на оформлення дозволів на в’їзд (віз);
  • на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, необхідно здійснити таке страхування;
  • на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат);
  • на оплату службових телефонних розмов (у розмірах, погоджених з керівником);
  • на оплату комісійних витрат у разі обміну валюти.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

3.6. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника Підприємства (згідно з підтвердними документами).

3.7. Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника Підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

У разі коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, в якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

  • оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  • роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

3.8. За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в сумах, визначених керівником Підприємства.

3.9. Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

  • у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, який його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;
  • у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

У разі відсутності наказу та відміток добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

3.10. У разі вибуття у відрядження до України з держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон, а за дні перетину кордону України (відповідно до відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортному документі/закордонному паспорті або документі, що його замінює) та дні перебування в Україні — у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

3.11. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), до Звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.

3.12. Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

3.13. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

3.14. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

Яка поїздка вважається відрядженням

Службове відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таке визначення наведено у п. 1 розділу І Інструкції № 59. І хоча цей документ поширюється винятково на бюджетників, все-таки пропонуємо на нього орієнтуватися, тому що в інших нормативних документах цей термін не наводиться. Водночас не є відрядженням службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний характер.

Хто може направлятися

У відрядження можуть направлятися винятково особи, які перебувають з підприємством у трудових відносинах (у тому числі сумісники, тимчасові й сезонні працівники). Такий висновок підтверджує ст. 121 КЗпП, а також визначення поняття «службове відрядження».

Певні складності може викликати відрядження сумісника. Однак це стосується більше самого працівника-сумісника, який має врегулювати питання відрядження з іншим підприємством, де він працює за сумісництвом. На думку Мінсоцполітики України, викладену в листі № 146/13/133-13, з місця роботи, яке направило працівника у відрядження, необхідно взяти довідку або копію наказу (розпорядження) про відрядження. На основі цих документів підприємство, яке не відряджало працівника, у табелі обліку робочого часу в дні відсутності працівника фіксуватиме з кодом «І» або «30» (інші причини неявок). На практиці це питання частіше врегульовується шляхом оформлення відпустки без збереження заробітної плати на підприємстві, яке не відряджало працівника. Однак нагадаємо, що згідно зі ст. 26 Закону про відпустки відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін може надаватися на період, що не перевищує 15 календарних днів на рік (окремі різновиди відпусток без збереження заробітної плати, яка надається в обов’язковому порядку, визначено ст. 23 цього Закону).

Якщо працівника направляють у відрядження одночасно із основного та неосновного місця роботи, то в такому разі середня зарплата зберігається за ним на обох підприємствах, а ось витрати на відрядження (проживання, проїзд, добові) розподіляються між підприємствами за домовленістю між ними.

Зазначимо, що працівників, які працюють на підприємстві за цивільно-правовими договорами (ЦПД), не можна направляти у відрядження. Водночас оформлених за ЦПД осіб можна залучати до виконання робіт або надання послуг поза місцем знаходження підприємства. Витрати, пов’язані з такою поїздкою, можуть бути їм компенсовані на підставі поданих підтвердних документів (наприклад, квитків на проїзд). Такі витрати збільшать розмір винагороди, визначеної у ЦПД (якщо інше не передбачено таким договором).

Можна направляти у відрядження і членів керівних органів підприємств. Такий висновок робимо, аналізуючи абзац другий пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, за яким сума відшкодованих витрат на відрядження членів керівних органів підприємств не є для них доходом. Однак потребує пояснення, про кого йдеться в цій нормі. Згідно з частиною першою ст. 89 Господарського кодексу управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначається залежно від виду товариства, а у передбачених законом випадках — учасники товариства (шляхом проведення загальних зборів).

Водночас управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів (ст. 65 Господарського кодексу). Для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає (обирає) керівника підприємства, який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді.

Таким чином, робимо висновок, що підприємство може направляти у відрядження не тільки своїх найманих працівників, а й своїх засновників (учасників).

Кого не можна направляти

 Для того щоб дізнатися перелік тих, кому відрядження заборонено, необхідно ознайомитися з нормами КЗпП. Нагадаємо, що йдеться про:

  • вагітних жінок (ст. 176 КЗпП);
  • жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП);
  • батьків, які виховують дітей віком до 3 років без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі) — ст. 1861 КЗпП;
  • опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів дітей віком до 3 років (ст. 1861 КЗпП).

Водночас визначено категорію працівників, яких можна направляти у відрядження тільки з їх дозволу. Задля уникнення можливих протиріч радимо отримати письмову згоду на відрядження у таких осіб:

  • жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років (ст. 177 КЗпП);
  • жінок, які мають дітей-інвалідів (ст. 177 КЗпП);
  • батьків, які виховують дітей віком від 3 до 14 років без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі) або дітей-інвалідів (ст. 1861 КЗпП);
  • опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів дітей віком від 3 років до 14 років або дітей-інвалідів (ст. 1861 КЗпП).

На які строки можна відряджати

Оскільки положення Інструкції № 59 та постанови № 98 мають рекомендаційний характер, то визначені ними граничні строки для відрядження госп­розрахункові підприємства можуть не застосовувати. Водночас радимо на них орієнтуватися, оскільки інших нормативних документів, які б регламентувати строки відрядження, немає.

Згідно з Інструкцією № 59 граничні строки направлення у відрядження в загальному випадку не мають перевищувати:

  • 30 календарних днів — для відряджень у межах України;
  • 60 календарних днів — для закордонних відряджень.

Як загальні, так й індивідуальні для окремих ситуацій строки відрядження радимо зафіксувати у Положенні про службові відрядження. Конкретний строк відрядження встановлює керівник підприємства у кожному окремому випадку та зазначає в наказі про відрядження.

На практиці трапляються випадки, коли строк від­рядження потрібно продовжити або скоротити. У такому разі видається наказ про продовження/скорочення строку відрядження. У переважній більшості зміна строку відрядження розглядається в кожному випадку окремо і погоджується з керівником.

Відрядження чи роз’їзний характер роботи

Виходячи із визначення «службове відрядження» одним із його критеріїв є виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Водночас у п. 2 розділу І Інструкції № 59 передбачено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником).

Оскільки законодавчого визначення поняття «роз’їзний (пересувний) характер робіт» в Україні немає, то у цьому питанні необхідно керуватися постановою № 169, яка є чинною відповідно до постанови № 1545.

Роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з поїздками у неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті й назад.

Підприємство самостійно вирішує доцільність встановлення та розмір надбавок (польового забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер робіт. У разі їх встановлення слід керуватися нормами постанови № 490.

При цьому перелік працівників, яким встановлюється така надбавка, а також її розмір визначаються підприємством у колективному договорі самостійно. Тож якщо такий перелік установлено, то службові поїздки працівників з роз’їзним (пересувним) характером не вважаються відрядженням. Відповідно працівникам не виплачують добові, проте нараховують зазначену вище доплату.

Режим роботи у відрядженні

Таке питання має бути повністю розкрите у Положенні про службові відрядження, що дасть змогу мінімізувати виникнення конфліктних ситуацій з працівниками, а саме визначити:

  • режим роботи. Наприклад, на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, куди він відряджається. Замість днів відпочинку (вихідних і святкових), не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з поїздки йому не надаються;
  • правила про вихідні дні у відрядженні. Наприклад, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до статей 72, 73 та 107 КЗпП. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника у вихідний день, то йому надається інший день відпочинку;
  • питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження (наприклад, коли поїзд відправляється ввечері після роботи о 21.00) і в день прибуття з відрядження (наприклад, якщо працівник повертається з відрядження о 6.00).

«Гарячі лінії»

Дата: 28 вересня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42