Оплата праці

Оформлення відрядження

24.04.2017 / 11:56

Основним внутрішнім документом, як уже зазначалося вище, є Положення про службові відрядження, яке визначає базиси службової поїздки, зокрема питання щодо документування відряджень.

Пропонуємо переглянути перелік документів, які необхідно скласти для документування службової поїздки:

  • наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ, у якому зазначають:
  • П. І. Б. і посаду відрядженого працівника;
  • пункт призначення (місто, область);
  • мету відрядження;
  • назву підприємства, на яке відряджається працівник;
  • строк відрядження;
  • розмір добових;
  • інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації.

Зразок 2

  • кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок). Зауважимо, що такий документ обов’язковий виключно для бюджетників (п. 6 розділу І та п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Проте він не буде зайвим і для госп­розрахункових підприємств. У ньому мають фігурувати суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження. Наведемо зразок кошторису.

Зразок 3

  • завдання на відрядження — необов’язковий документ, адже мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Відповідно якщо є необхідність деталізації завдання, то радимо окремо скласти завдання на відрядження.

Здебільшого складання такого документа покладається на керівника структурного підрозділу. Хоча цілком можливо, що його складанням займається безпосередньо директор, який і має його затвердити. Розглянемо зразок такого документа.

 Зразок 4

  • звіт про виконану роботу у відрядженні. Це теж один із необов’язкових документів, наявність якого допоможе підсумувати проведену роботу у відрядженні. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної роботи у відрядженні. Розглянемо один із можливих зразків документа.

 Зразок 5

  • посвідчення про відрядження. На сьогодні форма стала необов’язковою, проте на практиці багато підприємств продовжують її використовувати (як у разі поїздки працівників до декількох міст, так і до одного). Необхідність оформлення посвідчення про відрядження фіксують у Положенні про службові відрядження. Нагадаємо, що форму посвідчення про відрядження було затверджено наказом № 260, проте згідно з наказом № 738 вона втратила чинність.
  • журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал надає зведену інформацію про відрядження на підприємстві (хто, коли та куди їздив). Одне з головних завдань такого журналу — контроль за відрядженнями працівників підприємства.

Зразок 6

  • Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу.

На практиці такий документ частіше називають авансовим звітом. Його форму затверджено наказом № 841.
Звіт складає відряджений працівник, у якому заповнює всі графи, крім:

  • «Звіт перевірено»;
  • «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
  • кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
  • розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти (зазвичай бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Зауважимо: якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі на корпоративну картку підприємства, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки суму, використану шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі. Водночас якщо перерахування коштів на відрядження здійснювалося на власний рахунок працівника для використання за допомогою особистих електрон­них платіжних засобів, то у графі «Одержано» працівник має відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Згідно з п. 2.12 Положення № 637 відряджені особи, які отримували готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративної або особистої картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з поточного рахунку, посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.

Розглянемо приклад заповнення Звіту.

Згідно з наказом від 27.03.2017 р. № 21/в В. Т. Чепінога відбув у відрядження на два дні (29 — 30 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 3 квітня В. Т. Чепінога подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де зазначив витрати на загальну суму 1 800 грн (у тому числі ПДВ — 214,00 грн). Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становить 250,00 грн,  яку після затвердження Звіту керівником перераховано на особисту платіжну картку працівника.

Зразок 7

Зазначимо, що у разі якщо працівник прибув із закордонного відрядження, Звіт складається у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Якщо відрядження потрібно продовжити

З дозволу керівника може враховуватися вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, хвороба, відсутність квитків, необхідність продовження зустрічі тощо).

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Наведемо зразки таких документів.

Зразок 8

Зразок 9

Після видання наказу про продовження відрядження добові та документально підтверджені витрати (наприклад, на проживання, на проїзд тощо)відшкодовуються працівнику на загальних підставах.

У разі продовження відрядження його загальна тривалість не повинна перевищувати максимальних строків відрядження, установлених Положенням про службові відрядження. Виняток — тимчасова непрацездатність. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

! Зауважимо, що за час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Як скасувати відрядження

Нерідко виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Найпоширеніші підстави для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості виїхати у відрядження, перенесення або скасування зустрічі та ін.

Оптимальним варіантом для небюджетних підприємств є врегулювання цього моменту у Положенні про службові відрядження. Наприклад, ті підприємства, які скористаються нашим зразком положення, зафіксують у ньому таку норму: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для відрядження вже було оформлено пакет документів (наказ, службове завдання та ін.), видавався аванс та купувалися квитки для поїздки, то для скасування запланованої події:

  • на ім’я керівника підприємства готується службова (доповідна) записка, в якій фіксуються причини скасування відрядження. Її підготувати може як сам працівник, який виїхав у відрядження, так і керівник відповідного структурного підрозділу;
  • оформлюється наказ (розпорядження) про скасування відрядження. В ньому зазначаються: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк, протягом якого він поверне отриманий аванс на відрядження. З його текстом обов’язково ознайомлюють працівника, який виїжджав у відрядження;
  • до журналу реєстрації наказів про відрядження вносяться записи про анулювання поїздки працівника (якщо такий журнал ведеться на підприємстві).

Зауважимо, що Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. Щодо цього питання бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією № 59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18 цієї Інструкції), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника. Слід врахувати, що у разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

У разі якщо існує можливість повернення попередньо придбаних транспортних квитків, то така процедура часто відбувається зі стягненням штрафу, інших зборів за повернення квитків (здебільшого це стосується авіаквитків). Такі витрати відшкодовуються працівнику:

  • з дозволу керівника підприємства, якщо на це була поважна причина (наприклад, хвороба працівника);
  • за наявності документального підтвердження понесених витрат.

Така сума не включається до оподатковуваного доходу працівника.

«Гарячі лінії»

Дата: 21 грудня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42