Бухоблік

Пальне в баках авто: особливості обліку

19.06.2017 / 11:15

Документування руху пального в баках автомобілів здійснюється в подорожніх листах чи інших аналогічних документах, а його списання на витрати — здебільшого на підставі Норм № 43. Однак при запровадженні на підприємстві системи контролю транспорту GPS/GPRS немає необхідності у застосуванні старих методів та підходів. Оскільки нова система дає змогу виконувати облікові завдання ефективніше — швидше та точніше.
Про нюанси обліку руху пального в баках автомобіля при застосуванні підприємством систем контролю транспорту GPS/GPRS читайте в цій статті.

Подорожні листи відмінено

З 14.08.2011 р. (з набранням чинності Законом № 3565) подорожній лист (як легкових, так і вантажних авто) вже не є обов’язковим документом. Підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, мають право не виписувати їх водіям. Про це зазначено й Держстатом України у листі № 05/2-8/26, в якому йшлося про те, що готується скасування наказу № 74, яким було затверджено форму подорожнього листа службового легкового автомобіля та інструкцію щодо його застосування. Зазначений наказ втратив чинність з 16.04.2013 р. згідно з наказом № 95.

Таким чином, на сьогодні відсутні юридичні підстави застосовувати подорожні листи. Те саме зазначено у листі № 05.2-8/107.

З іншого боку, скасування форми подорожнього листа службового легкового автомобіля є недоцільним, оскільки її використання задовольняє потреби підприємств щодо обліку робочого часу водія, витрат і списання пального, проте доцільною є її оптимізація. При цьому в листі № 25/3717-12 зазначено, що подорожній лист вантажного автомобіля продовжують застосовувати підприємства для:

  • обліку роботи автомобіля і водія;
  • складання звітів за формами державних статистичних спостережень.

Подорожній лист є документом для відміток щодо технічного стану транспортного засобу та стану здоров’я водія (випуск на лінію транспортних засобів без проходження щозмінного медогляду та контролю технічного стану тягне за собою адміністративну відповідальність згідно зі ст. 128 КпАП).

Як первинний документ подорожній лист застосовується для бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій, пов’язаних з перевезенням вантажів. Він підтверджує витрати, пов’язані із здійсненням перевезень, зокрема витрати на пально-мастильні матеріали.

Слід нагадати, що згідно з частиною першою ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Саме функцію первинного документа виконував подорожній лист. Але оскільки його відмінено, має бути інший підтвердний документ, зокрема, для обліку пального в баках автомобілів.

На практиці значна кількість підприємств продовжує використовувати подорожні листи. Документ для обліку роботи автомобіля повинен бути, тож чому не взяти відмінені форми подорожніх листів і не запровадити їх на своєму підприємстві? Деякі підприємства розробляють власні форми обліку роботи автомобіля — акти, звіти тощо (те саме зазначено в листі № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Як застосовують Норми № 43

Слід зауважити, що у листі № 11999/6/99-99-19-01-01-15 зазначено, що:

  • списання пального і мастильних матеріалів здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля та Норм № 43;
  • перевищення витрат пального над лінійною нормою здійснюється згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства;
  • коригування фінансового результату до оподаткування на суму перевищення витрат пального над лінійною нормою розділом III Податкового кодексу не передбачено.

Норм витрат пального для автомобілів Згідно з п. 1.1 розділу 1 Норм № 43:

- базова лінійна норма на пробіг автомобіля — на 100 км

- норма на виконання транспортної роботи (враховує додаткові витрати пального при руху автомобіля з вантажем) — на 100 тонно-кілометрів (т·км)

- норма на одну тонну спорядженої маси H(враховує додаткові витрати пального при зміні спорядженої маси автомобіля, причепа або напівпричепа)

- норма на їздку з вантажем (враховує збільшення витрат пального, пов’язане з маневруванням та виконанням операцій завантаження і розвантаження) — на одну їздку

- норма на пробіг при виконанні спеціальної роботи — на 100 км

- норма на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілях, — на годину або виконану операцію

- базова норма на роботу автономного (незалежного) обігрівача — на одну годину його роботи

У самих Нормах № 43 зазначено, що вони призначені для планування потреби підприємств, організацій та установ в пально-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії і раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватись для розроблення питомих норм витрат пального. Нормування витрат пального — це встановлення допустимої міри його споживання в певних умовах експлуатації автомобілів, для чого застосовуються базові лінійні норми, встановлені по моделях (модифікаціях) автомобілів, та система нормативів і коригуючих коефіцієнтів, які дають змогу враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації.

Базова лінійна норма Hs, П. 1.2 розділу 1 Норм № 43:

- для вантажних автомобілів (за винятком самоскидів) —у спорядженому стані

- для легкових автомобілів і автобусів (повна маса яких не перевищує 3,5 т) та самоскидів —з половиною навантаження

У примітках 3 та 4 п. 1.3 Норм № 43 зазначено, що більші значення норм на виконання транспортної роботи (що підпадають під застосування коригуючих коефіцієнтів, установлених у підпунктах 3.1.1.2, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.5 — 3.1.8, 3.1.15) при роботі за межами міста використовуються на частину маршруту з відповідними умовами руху, що повинно бути належним чином задокументовано (записами відповідальних осіб у подорожніх листах та/або інших звітних документах).

Визначений підприємством порядок встановлення та використання норм витрат пального на виконання транспортної роботи затверджується наказом (розпорядженням) по підприємству.

Рекомендовано диференційоване використання норм витрат пального на виконання транспортної роботи залежно від умов здійснення перевезень і технологічного рівня (паливної економічності) рухомого складу та відповідно до фактичних потреб.

Далі в Нормах № 43 наводяться варіанти розрахунку норм витрат пального в різних умовах роботи автомобіля.

Відповідно до п. 1.9 розділу 1 зазначених Норм нормативна витрата пального Qн — витрата пального автомобілем (обладнанням, різноманітною технікою на колісному шасі тощо) при здійсненні пробігу, виконанні транспортної або спеціальної роботи в певних умовах експлуатації. Нормативні витрати пального для кожного конкретного автомобіля (обладнання) розраховують за наведеними в розділі 4 цих Норм формулами залежно від типу автомобіля (обладнання) та його призначення із застосуванням зазначених у розділах 1 і 2 норм витрат пального, а також коефіцієнтів їх коригування, наведених у розділі 3.

У розділі 3 Норм № 43 встановлено коефіцієнти коригування норм витрат пального. Наприклад, норми підвищуються в холодну пору року на величину, яка залежить від середньої температури повітря в ме­жах певного діапазону. Застосовуються коефіцієнти при роботі в гірській місцевості та/або на маршрутах з горбистим рельєфом, а також коефіцієнти за роботу в міських умовах.

Слід зауважити, що наведено окремі положення Норм № 43 лише з однією метою — показати як досить громіздкий, так і досить усереднений механізм розрахунку норм. У реальності вони не враховують усіх фактичних обставин роботи автомобіля, які впливають на витрачання пального. Наприклад, згідно з п. 1.9 розділу 1 цих Норм конкретні значення нормативних витрат пального встановлюються підприємствами залежно від фактичних потреб (але не вище гранично допустимих значень) відповідно до певних умов експлуатації та за умови, що автомобіль (обладнання) перебуває у задовільному технічному стані.

Крім того, система обліку пального за нормами досить суб’єктивна, адже, наприклад, для розрахунку витрат пального дані про пробіг автомобіля, кількість заправленого пального, залишок пального у баку на кінець зміни (що називається «на око»), особливості маршруту для застосування коефіцієнтів у подорожній лист чи інший документ записує водій. Ці дані не можуть бути точними, оскільки при їх заповненні нерідко допукають різноманітні маніпуляції. А налагодити ефективний контроль з боку керівництва не завжди вдається.

Облік при застосуванні систем GPS/GPRS

Основними елементами такої системи для підприємства є:

  • GPS-трекер — пристрій, який встановлюється на кожний автотранспортний засіб і відслідковує місцеперебування автомобіля, маршрут його руху на карті, визначає пробіг, час, місце та тривалість зупинок, видає статистику характеристик руху: швидкість, час у дорозі, час простою тощо;
  • датчик пального — пристрій, що встановлюється у паливний бак автотранспортного засобу і вимірює кількість пального у баку;
  • комп’ютерна програма на стороні клієнта (на комп’ютері), яка обробляє отриману інформацію від GPS-трекера (у тому числі від датчика пального), формує звіти про використання пального, пробіг, стоянки, маршрути руху транспортних засобів на карті тощо.

Таким чином, якщо підприємство має систему контролю транспорту, в нього немає необхідності застосовувати подорожні листи чи інші подібні документи. Усю інформацію про рух транспортних засобів, витрати пального підприємство отримує в режимі реального часу. Причому достовірну, точну інформацію, а не прив’язану до якихось усереднених нормативів, коефіцієнтів. Цю інформацію у вигляді звітів можна роздрукувати, завантажити до комп’ю­терної бухгалтерської програми для відображення в обліку.

Єдине, чого не міститиме ця інформація, — мета поїздок. Знати мету потрібно, щоб розуміти, на які рахунки обліку списати витрачене пальне. Тож якщо мету не можна з’ясувати на підставі інших документів (наприклад, ТТН), водієві доведеться складати щоденні звіти — куди їздив і чому. Звіти завіряються механіком чи іншою відповідальною особою. Або це може бути такий документ, як «Зав­дання водієві». Виписує таке зав­дання механік чи інша відповідальна особа, водій підтверджує виконання завдання, роблячи в документі позначку, записи. Наостанок виконання завдання завіряється механіком. Такі звіти можуть і не складатися, якщо транспортний засіб постійно виконує якийсь один вид транспортної роботи. У будь-якому разі порядок документування зазначених операцій, форми документів, які застосовуються, мають затверджуватися керівником підприємства.

При визначенні кількості використаного пального за допомогою датчика пального слід враховувати, що датчик є не метрологічним, а індикативним пристроєм. Тобто порівняно з метрологічним приладом похибка вимірювання індикативного приладу значна. Наприклад, похибка паливороздавальної колонки перебуває у межах +/– 0,25 %, а датчика пального — +/– 2 %. Конкретна похибка залежить від якості пального та температури.

Наприклад, бак автомобіля ємністю 250 л заправили за допомогою паливороздавальної колонки дизпаливом (250 л). Похибка вимірювання колонки 0,625 л (250 х 0,25 %). Тобто за показами колонки заправити могли від 249,375 до 250,625 л, хоча фактично заправили 250 л. А за показниками датчика пального похибка становить 5 л (250 х 2 %). Тобто за показниками датчика заправити могли від 245 до 255 л (хоча фактично — 250 л). А якщо ємність бака, наприклад, 600 л, то за даними датчика пального похибка може становити до 12 л (від 588 до 612 л) тощо.

Отже, на початок дня, припустимо, бак авто був порожній і його заправили на 250 л за показниками колонки, що підтверджується чеком РРО заправки. А система контролю транспорту показала заправку 255 л. Далі автомобіль почав виконувати транспортну роботу, використавши за даними системи контролю 200 л, і залишок в баку на кінець дня згідно з цією системою становив 53 л (а повинно бути: 255 л – 200 л = 55 л). Так, не дивуйтеся! Точність вимірювання датчиком пального коливатиметься у вказаних межах. Та й обсяг пального зі зміною температури зовнішнього середовища то стискається (при зниженні температури навколишнього повітря), то розширюється (при підвищенні температури). За наведеними даними, щоб для облікових цілей врахувати і збалансувати показники заправки і залишку пального в баках на кінець дня, можемо порахувати витрати пального за день таким чином: 0 л (залишок на початок дня за даними системи контролю) + 250 л (заправка за даними колонки) – 53 л (залишок на кінець дня за даними системи контролю, а точніше — датчика пального). Витрати пального становлять 197 л. Саме цю кількість і потрібно списати на витрати ­в ­обліку.

Припустимо, що за даними зазначеного прикладу протягом дня автомобіль перевозив спочатку придбані добрива, а потім придбане насіння. І за даними системи контролю на перевезення добрив використано 150 л, на насіння — 50 л, усього 200 л. Але ж за нашим розрахунком необхідно списати 197 л. Тому розподіляємо 197 л пропорційно використаному пальному за даними системи контролю:

  • на перевезення добрив списуємо 147,75 л (197 л : 200 л х 150 л);
  • на перевезення насіння 49,25 л (197 л : 200 л х 50 л).

Таким чином, на ранок наступного робочого дня за показниками датчика пального можна отримати залишок пального, відмінний від того, що був на кінець дня. Може бути вже не 53 л, а, припустимо, 52 л. На це впливає похибка вимірювання, плюс — стискання/розширення пального внаслідок коливань температури повітря. Тож у робочий день, коли рахуватимуться витрати пального, до розрахунку слід узяти залишок пального не на початок дня (52 л), а на кінець попереднього дня (53 л).

Усі зазначені розрахунки доцільно робити не вручну, а автоматизувати. Наприклад, якщо облік ведеться в 1С, то дані про рух пального спочатку підтягуються в 1С із системи контролю транспорту, а потім на підставі окремого розробленого для цих цілей програмного блоку робиться розрахунок витрат і розноска за рахунками витрат залежно від мети використання транспортних засобів, так, як це показано вище.

Списання пального в бухобліку

Згідно з п. 8 розділу ІІ НПБО 1 у звіті про фінансові результати розкривається інформація про доходи, витрати, прибутки і збитки, інший сукупний дохід та сукупний дохід підприємства за звітний період.

Розкриття — надання інформації, яка є суттєвою для користувачів фінансової звітності. Суттєва інформація — інформація, відсутність якої може вплинути на рішення користувачів фінансової звітності. Суттєвість інформації визначається відповідними НПБО або МСФЗ та керівництвом підприємства (п. 3 розділу І НПБО 1).

Рекомендації щодо визначення суттєвості наведено в п. 2.20 Методрекомендацій № 635 і листі № 04230-108.

З урахуванням цих рекомендацій і вимог НПБО 1 підприємству, яке застосовує для обліку пального в баках транспортних засобів систему контролю транспорту GPS/GPRS, доцільно встановити наказом про облікову політику поріг суттєвості при списанні пального на витрати в розмірі похибки вимірювання датчика пального — 2 % від фактично витраченої кількості пального. Крім того, наказом по підприємству слід встановити порядок списання пального — на підставі показників системи контролю транспорту GPS/GPRS. У наказі необхідно розписати порядок узгодження похибок, особливості документування, інші важливі аспекти залежно від особливостей кожного підприємства.

Слід звернути увагу, що навіть при значній порівняно з метрологічними приладами похибці вимірювання достовірність і точність показників (у тому числі за витратами пального) системи контролю транспорту не викликає сумнівів порівняно з визначенням показників витрат згідно з Нормами № 43 і документуванням показників подорожніх листів. Функції контролю, аналізу, обліку система конт­ролю транспорту виконує значно ефективніше. Тому, використовуючи систему контролю транспорту, паралельно застосовувати Норми № 43 і подорожні листи немає необхідності, оскільки це є дублюванням.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X. Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI. Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Закон № 3565 — Закон України від 05.07.2011 р. № 3565-VI «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень». Наказ № 74 — наказ Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» (втратив чинність). Наказ № 95 — наказ Держстату України від 19.03.2013 р. № 95 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного комітету статистики України від 17 лютого 1998 року № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування». Методрекомендації № 635 — Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Мінфіну України від 27.06.2013 р. № 635. Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.98 р. № 43. НПБО 1 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну України від 07.02.2013 р. № 73. Лист № 05/2-8/26 — лист Держстату України від 27.03.2012 р. № 05/2-8/26. Лист № 05.2-8/107 — лист Держстату України від 23.07.2013 р. № 05.2-8/107 «Щодо скасування дії подорожніх листів автотранспортних засобів». Лист № 25/3717-12 — лист Мінінфраструктури України від 20.11.2012 р. № 25/3717-12 «Стосовно доцільності скасування типових форм, затверджених наказом Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 488/346». Лист № 11999/6/99-99-19-01-01-15 — лист ДФС України від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 «Щодо проблемних питань, що виникають у процесі практичного застосування податкового законодавства». Лист № 04230-108 — лист Мінфіну України від 29.07.2003 р. № 04230-108 «Про суттєвість у бухгалтерському обліку і звітності»

«Гарячі лінії»

Дата: 7 грудня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42