Бухоблік

Запитання — відповіді

10.07.2017 / 14:12

Якщо посаду головного бухгалтера не передбачено

Штатним розписом не передбачено посаду головбуха. Як у звітності заповнювати графу «Головний бухгалтер»?

Паперова звітність. Форма податкової декларації повинна містити необхідні обов’язкові реквізити і відповідати нормам та змісту відповідних податку та збору (п. 48.1 ст. 48 Податкового кодексу).

Водночас обов’язкові реквізити — це інформація, яку повинна містити форма податкової декларації та за відсутності якої документ втрачає визначений цим Кодексом статус із настанням передбачених законом юридичних наслідків (п. 48.2 зазначеної статті). Серед них — підписи платника податку — фізичної особи та/або посадових осіб платника податку, визначених цим Кодексом.

Крім того, відповідно до пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 Податкового кодексу податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку податкова декларація підписується таким керівником.

Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі електронного цифрового підпису платника податку.

Отже, у разі якщо штатним розкладом не передбачено посаду головного бухгалтера, а ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації здійснюється безпосередньо керівником, то така податкова декларація підписується лише у графі «Керівник», а у графі «Головний бухгалтер» проставляються прочерки.

Проте така форма підпису податкової декларації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах. Аналогічний підхід до підписання у випадку подання паперової звітності з ЄСВ.

Електронна звітність. Згідно з пп. 7.1 п. 7 розділу ІІІ Інструкції № 233 платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП) посадових осіб платника податків у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника, третім — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

Тимчасова відсутність головного бухгалтера

Керівник або головний бухгалтер тимчасово відсутні. Як підписувати податкову звітність?

Паперова звітність. У разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з поважних причин податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені виконувати обов’язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджено відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом із податковою декларацією до контролюючого органу.

Електронна звітність. Відповідно до п. 7 розділу ІІ Інструкції № 233 підставою для прийняття податкового документа в електронному вигляді є:

  • його відповідність затвердженому формату (стандарту);
  • підтвердження ЕЦП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов’язковими для звітів в паперовій формі за умов, установлених ст. 3 Закону № 852;
  • чинність відповідного посиленого сертифіката ключа під час накладання ЕЦП (підтверджується за допомогою позначки часу, отриманої від акредитованого центру сертифікації ключів, або якщо до моменту одержання електрон­ного документа строк дії відповідного сертифіката не закінчився, або відповідний сертифікат не було скасова­­но/блоковано).

Таким чином, оскільки підставою для прийняття податкової звітності в електронному вигляді є підтвердження ЕЦП посадових осіб платника податків, підписи яких є обов’язковими для податкової звітності в паперовій формі, то посилені сертифікати відкритих ключів можуть подаватись на всіх відповідальних працівників підприємства, які мають право відповідного підпису на випадок тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера.

Помилки попереднього бухгалтера

Чи несе відповідальність бухгалтер за помилки попереднього бухгалтера?

Одне з найпоширеніших запитань на практиці — це відповідальність за старі помилки, до яких новий бухгалтер не має відношення, проте їх виявлено після того, як попередній бухгалтер передав йому справи. Повернемося до того, що при передачі справ ми радили за результатами перевірки складати відповідний акт, в якому новий бухгалтер (здебільшого це стосується головбуха) ставить свій підпис про їх отримання (детальніше про це читайте на стор. 26 — 28 додатка). І це не дивлячись на те, що у жодному нормативному акті не передбачено обов’язок нового бухгалтера перевіряти отримані від колишнього бухгалтера справи.

Деякі підприємства в посадовій інструкції головного бухгалтера прописують обов’язок складання акта про передачу справ за результатами перевірки стану бухобліку і прозорості фінзвітності. Відповідно якщо такий обов’язок зафіксовано, а новий бухгалтер ним знехтував, то не виключено притягнення його до відповідальності, навіть кримінальної, за службову недбалість згідно зі ст. 367 Кримінального кодексу. Водночас якщо навіть акт про передачу справ складався, то підпис на ньому нового головного бухгалтера не свідчить, що він перевірив правильність усієї переданої бухгалтерії. Такий підпис констатує винятково передачу справ. Тому новий головний бухгалтер має відповідати тільки за збереження отриманих документів, а не за їх зміст.

Якщо ж обов’язок з перевірки документації, підписаної попереднім головним бухгалтером, у посадовій інструкції не передбачено, новий головний бухгалтер не може нести відповідальність за дії попередника. За старі помилки мають відповідати ті особи, які підписували документи. Наприклад, на етапі складання фінзвітність підписують керівник і бухгалтер підприємства. Відповідно якщо у звітності минулих періодів недостовірно відображено будь-які дані, то відповідальність за це несуть особи, які свого часу підписали ці документи.

Одним із варіантів, який мінімізує можливі спори, пов’язані з передачею справ, є аудиторська перевірка, за результатами якої складають відповідний акт. Проте цей спосіб не з дешевих, тому ним користуються здебільшого тільки великі підприємства.

«Гарячі лінії»

Дата: 7 грудня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42