ПДФО

Податок на доходи фізичних осіб (квартальна звітність)

23.04.2018 / 12:29

Особи, які мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку (далі — форма № 1ДФ), у строки, встановлені Податковим кодексом для податкового кварталу, до контролюючого органу за місцем свого розташування. Така форма подається лише у разі нарахування (виплати) сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду (пп. «б» п. 176.2 ст. 176 Кодексу).

Куди та коли подається

Форма № 1ДФ подається до контролю­ючих органів за місцезнаходженням податкового агента — юридичної особи або її відокремлених підрозділів чи до контролю­ючого органу за податковою адресою фізичної особи — податкового агента протягом 40 календарних днів, що настають за звітним періодом:

  • звітна — подається податковим агентом у термін протягом 40 календарних днів, що настають за звітним періодом. Граничний строк подання форми № 1ДФ за I квартал 2018 р. — 10.05.2018 р.;
  • нова звітна — подається податковим агентом у термін протягом 40 календарних днів, що настають за звітним періодом, у разі виявлених помилок, що містяться у раніше поданій формі № 1ДФ для проведення коригування її показників, наприклад за I квартал 2018 р. — до 10.05.2018 р.;
  • уточнююча — подається податковим агентом після встановленого законодавством терміну, наприклад за I квартал 2018 р. після 10.05.2018 р., у разі виявлених помилок, що містяться у раніше поданій формі.

При цьому платник податку не має право подавати уточнюючі форми за будь-який звітний (податковий період) до поданих ним раніше форм під час проведення контролюючим органом документальних планових та позапланових перевірок.

У разі надходження до органів ДФС форми № 1ДФ від платника податку з порушенням строку подання незалежно від дати формування та надходження цієї форми такий платник несе відповідальність, передбачену п. 119.2 ст. 119 Податкового кодексу.

Важливо
Граничний строк подання форми № 1ДФ
за I квартал 2018 р. — 10.05.2018 р.

При цьому якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, форму № 1ДФ у вигляді окремої порції за такий підрозділ подає юридична особа до контролюючого органу за своїм місце­знаходженням та надсилає копію такої форми до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу в установленому порядку. У порції, яка подається за відокремлений підрозділ, зазначаються відомості стосовно фізичних осіб (працюючих) цього підрозділу.

Як заповнюється

Відомості у розділі I «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку» відоб­ражаються так:

  • у графі 1 «№ з/п» — порядковий номер кожного рядка, що заповнюється;
  • у графі 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» — реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), про яку надається інформація у формі № 1ДФ. Слід зазначити, що графа 2 є одним з обов’язкових реквізитів заповнення форми № 1ДФ;
  • у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4. При цьому у разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, чи виплачено такі доходи. Нарахований дохід відображається повністю без вирахування ПДФО, суми податкової соціальної пільги (далі — ПСП) за її наявності та військового збору (у періоді його справляння);
  • у графі 3 «Сума виплаченого доходу» — сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом. Заробітна плата, що виплачується у встановлені строки в наступному місяці, повинна бути відображена у формі № 1ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Так, до форми № 1ДФ за I квартал 2018 р. входить заробітна плата за січень, нарахована у січні та виплачена у лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні);
  • у графі 4а «Сума нарахованого податку» — сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

Звертаємо увагу, що відповідно пп. 169.4.2 п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, з урахуванням положень абзацу другого п. 167.1 ст. 167 цього Кодексу, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП:

  • за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
  • під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 п. 169.2 ст. 169 Податкового кодексу;
  • під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП (пп. 169.4.3 п. 169.4 с. 169 Податкового кодексу);

  • у графі 4 «Сума перерахованого податку» — фактична сума перерахованого податку до бюджету.

Сума нарахованого та виплаченого доходу — у графах 3а, 3, сума нарахованого, перерахованого до бюджету ПДФО — у графах 4а, 4; відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками);

  • у графі 5 «Ознака доходу» — ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4.

Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно запов­нювати тільки один рядок з обов’яз­ковим заповненням графи 2;

  • у графі 6 «Дата прийняття на роботу» проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу;
  • у графі 7 «Дата звільнення з роботи» — дата звільнення фізичної особи з роботи.

При цьому графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймалися на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі;

  • у графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» — ознака ПСП згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг за ознаками залежно від розміру пільги, наприклад:

ознака 01 у розмірі, що дорівнює 100 % (ПСП — 881 грн);

ознака 02 у розмірі, що дорівнює 150 % (ПСП — 1 321,5 грн);

ознака 03 у розмірі, що дорівнює 200 % (ПСП — 1 762 грн);

ознака 04 у розмірі, що дорівнює 100 %, для платника податку, який утримує двох чи більше дітей віком до 18 років (881 грн) на кожну таку дитину.

За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк.

Якщо фізична особа мала, наприклад, право на дві ПСП, то у формі № 1ДФ потрібно зазначити її наявність кількома рядками з однією ознакою доходу «101»;

  • у графі 9 «Ознака (0, 1)» — ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознака «1», якщо рядок потрібно виключити. Графа 9 заповнюється тільки для звітної нової та уточнюючої форм.

В останньому рядку розділу I зазначаються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу — за графою 3, нарахованого податку — за графою 4а, перерахованого податку — за графою 4.

У розділі II відомості про фізичну особу — платника податку, якій нараховано доходи у вигляді процентів, виграшів (призів) у лотерею, з яких утримується військовий збір, не зазначаються.

У рядках «Оподаткування процентів», «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» у розділі ІІ відображається загальна сума нарахованого доходу, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО.

Тобто незалежно від того, чи є об’єктом оподаткування нарахована сума на користь фізичної особи, її необхідно зазначити у розділі II форми № 1ДФ у складі загального нарахованого доходу.

Важливо
Незалежно від того, чи є об’єктом оподаткування нарахована сума на користь фізичної особи, її необхідно зазначити у розділі II форми № 1ДФ у складі загального нарахованого доходу.

Як провести коригування

Коригування поданої і прийнятої форми проводиться на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

У разі встановлення розбіжності між даними, які відображені в бухгалтерській звітності, та зазначеними платником податку показниками у формі № 1ДФ податковий агент подає нову звітну або уточнюючу форму для коригування відповідних даних.

У разі необхідності проведення коригувань форми № 1ДФ до закінчення строку її подання подається звітна нова форма.

Уточнююча форма подається у разі необхідності проведення коригувань форми після закінчення строку її подання. Уточнююча форма може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди.

Порядок заповнення звітної нової та уточнюючої форм є однаковим. Звітна нова та уточнююча форми подаються на підставі інформації з попередньо поданої форми і містять інформацію лише за рядками й реквізитами, які уточнюються. Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які надсилаються до податкового агента контролюючими органами.

Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно виключити помилкову інформацію та ввести правильну інформацію, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 9 зазначається «1» — рядок на виключення, а в другому — «0» — рядок на введення.

Коригування у розділі II

Підрозділ «Оподаткування процентів»: для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування процентів — виключення**» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування процентів» відобразити правильну інформацію.

Підрозділ «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею»: для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення***» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відобразити правильну інформацію.

Підрозділ «Військовий збір»: для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення****» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.

У графі 9 «Ознака (0, 1)» відображається ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознака «1», якщо рядок потрібно виключити. Графа 9 заповнюється тільки для звітної нової та уточнюючої форм.

Відповідальність

Пунктом 119.2 ст. 119 Податкового кодексу встановлено відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не у повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника, у вигляді штрафу у розмірі 510 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 1 020 грн.

Передбачені  п. 119.2 ст. 119 Податкового кодексу штрафи не застосовуються у випадках, коли недостовірні відомості або помилки у податковій звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 Кодексу.

Приклад 1

Студенту виплачено стипендію у розмірі, яка у січні становить 2 250 грн, у лютому — 3 765 грн (з урахуванням індексації). Як оподатковуються ПДФО та військовим збором такі суми стипендії та чи потрібно зазначати у формі № 1ДФ у І кварталі 2018 р. за іншими ознаками доходів перевищення сум?

Оподаткування доходів фізичних осіб регулюється розділом IV Податкового кодексу, відповідно до п. 163.1 ст. 163 якого об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

При цьому згідно з пп. 165.1.26 п. 165.1 ст. 165 Кодексу до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається сума стипендії (включаючи суму її індексації, нараховану відповідно до закону), яка виплачується з бюджету учню, студенту, курсанту військових навчальних закладів, ординатору, аспіранту або ад’юнкту, але не вище ніж сума, визначена в абзаці першому пп. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу (у 2018 р. — 2 470 грн (1 762 грн × 1,4)).

Сума перевищення за її наявності підлягає оподаткуванню під час її нарахування (виплати) за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 Кодексу, а саме 18 %.

Отже, у 2018 р. не підлягає оподаткуванню ПДФО сума стипендії, нарахована в сумі, що не перевищує 2 470 грн.

У цьому випадку нарахована (виплачена) у січні сума стипендії у розмірі 2 250 грн не є об’єктом оподаткування.

Стипендія, нарахована (виплачена) у лютому у сумі 3 765 грн, підлягає оподаткуванню в частині її перевищення, тобто 1 295 грн (3 765 грн – 2 470 грн). Сума ПДФО становить 233,10 грн (1 295 грн × 18 %).

Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4, сума стипендії (включаючи суму її індексації, нараховану відповідно до закону), яка виплачується з бюджету учню, студенту, курсанту військових навчальних закладів, ординатору, аспіранту або ад’юнкту, відображається у формі № 1ДФ за ознакою доходу «150».

Отже, сума стипендії (включаючи суму її індексації), яка виплачується з бюджету студенту, у тому числі та, що перевищує встановлений граничний розмір, відображається у формі № 1ДФ за ознакою доходу «150».

Крім того, відповідно до пп. 1.2 п. 161 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу об’єктом оподаткування військовим збором є доходи, визначені ст. 163 цього Кодексу.

Пунктом 163.1 зазначеної статті передбачено, що об’єктом оподаткування резидента є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Отже, сума стипендії, яка виплачується податковим агентом студенту, оподатковується військовим збором за ставкою 1,5 % в частині перевищення, визначеного абзацом першим пп. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу.

Так, сума стипендії, нарахована (виплачена) у січні у розмірі 2 250 грн, не підлягає оподаткуванню військовим збором.

У лютому підлягає оподаткуванню сума перевищення, тобто 1 295 грн. Сума військового збору становить 19,42 грн (1 295 грн × 1,5 %).

У розділі II форми № 1ДФ у рядку «Військовий збір» слід зазначити всю нараховану суму стипендії та суму нарахованого/перерахованого військового збору.

Оскільки оподаткування суми стипендії здійснюється у січні та лютому, відображення показників проводиться у формі № 1ДФ за I квартал 2018 р.

У розділі I форми № 1ДФ:

  • у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається сума доходу — 6 015, 00 грн (2  250 грн + 3 765 грн);
  • у графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу податковим агентом — 6 015,00 грн;
  • у графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума ПДФО — 233,10 грн;
  • у графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого ПДФО до бюджету — 233,10 грн.
  • У розділі II форми № 1ДФ рядка «Військовий збір»:
  • у графі «Загальна сума нарахованого доходу» відображається сума доходу — 6 015,00 грн;
  • у графі «Загальна сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу податковим агентом — 6 015,00 грн;
  • у графі «Загальна сума утриманого податку, збору» нарахованого — 19,42 грн;
  • у графі «Загальна сума утриманого податку, збору» перерахованого — 19,42 грн.

Приклад 2

Упродовж звітного кварталу працівниці нараховано дохід у вигляді заробітної плати та декретних. У формі № 1ДФ зазначені доходи відображаються двома рядками: заробітна плата за ознакою доходу «101», декретні — «128». В розділі ІІ цієї форми в графах рядка «Військовий збір» слід зазначати загальну суму нарахованого доходу (зарплата + декретні) чи тільки суму заробітної плати? Чи передбачено штраф за незазначення суми декретних, з яких не утримується військовий збір, у рядку «Військовий збір»?

Заповнення та подання податковими агентами форми № 1ДФ здійснюються згідно з нормами Порядку № 4.

Відомості у розділі II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір» відображаються згідно з п. 3.11 розділу III цього Порядку.

Абзацом третім цього пункту встановлено, що у рядку «Військовий збір» загальна сума нарахованого доходу, загальна сума виплаченого доходу, загальна сума нарахованого військового збору та загальна сума перерахованого до бюджету військового збору відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками).

Отже, у графах загальна сума нарахованого (виплаченого) доходу рядка «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ зазначається загальна сума доходів, що була нарахована (виплачена) платникам податків, зокрема сума заробітної плати та декретних.

Неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не у повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками форми № 1ДФ, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн (1 020 грн за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення) (п. 119.2 ст. 119 Податкового кодексу).

Передбачені цим пунктом штрафи не застосовуються у випадках, коли недостовірні відомості або помилки виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ст. 169 цього Кодексу та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 Кодексу.