Оплата праці

Щорічні відпустки

21.05.2018 / 12:42
Щорічні відпустки

Період літніх відпусток для кадрової служби та бухгалтерії є найбільш клопітким у зв’язку із збільшенням документообігу та розрахунків. На що слід звернути увагу при оформленні щорічних відпусток, як розрахувати відпускні.

Хто має право

Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи — підприємця (ст. 2 Закону про відпустки).


Для набуття права на відпустку працівник має перебувати у трудових відносинах з підприємством або укласти трудовий договір з фізичною особою — підприємцем

Трудовий договір, що породжує трудові відносини, слід відрізняти від цивільно-правового договору, внаслідок якого виникають цивільно-правові відносини, що регулюються нормами цивільного, а не трудового законодавства.

У разі виконання працівником роботи за цивільно-правовим договором на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства, умови колективного договору, у тому числі соціальні пільги і гарантії, передбачені ним, а отже, право на відпустки відсутнє.

Приватні підприємці також не мають права на щорічні відпустки, оскільки вони здійснюють підприємницьку діяльність, а не перебувають у трудових відносинах.

Іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні, мають право на відпустки нарівні з громадянами України.

Право на відпустки не залежить від строку трудового договору, тому сезонні і тимчасові працівники користуються ним нарівні з іншими працівниками. Згідно зі ст. 56 КЗпП робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників, тому право на відпустки мають також сумісники.

Види відпусток

Види щорічних відпусток: 

  • основна відпустка
  • додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці
  • додаткова відпустка за особливий характер праці
  • інші додаткові відпустки, передбачені законодавством

При цьому колективним договором, угодою та трудовим договором можуть встановлюватись інші види щорічних відпусток.

Яка тривалість

Відповідно до частини першої ст. 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладання трудового договору.

Тривалість відпусток розраховується у календарних днях незалежно від режимів та графіків роботи.

Святкові і неробочі дні (ст. 73 КЗпП) при визначенні тривалості щорічних відпусток не враховуються.

Вихідні дні в тривалість щорічної відпустки включаються, як і будь-які інші календарні дні. Тому відпустка не продовжується на кількість вихідних днів, які припадають на період відпустки.

Наприклад, працівник взяв відпустку з 21.05.2018 р. Загальна тривалість його відпустки складатиме не 14, а 15 календарних днів, оскільки 27 травня — святковий день (Трійця), він не враховується при визначенні тривалості відпустки, в результаті чого фактична тривалість відпустки працівника збільшиться на один календарний день і до роботи він має приступити 05.06.2018 р.

Зверніть увагу
Щорічні основна та додаткова відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно чи окремо.

Частинами другою — дев'ятою ст. 6 Закону про відпустки визначено тривалість щорічної основної відпустки для деяких категорій працівників.

Крім того, положення цієї статті щодо тривалості щорічної основної відпустки не поширюються на працівників, тривалість відпустки яких установлюється іншими актами законодавства, проте не може бути меншою за передбачену частинами першою, сьомою і восьмою зазначеної статті.

Наприклад, згідно зі ст. 57 Закону про держслужбу державним службовцям надається щорічна основна відпустка тривалістю  30 календарних днів; ст. 13 Закону № 540 журналістам — 36 календарних днів.

Також підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників, у тому числі і щорічні відпустки більшої тривалості (ст. 91 КЗпП та ст. 69 Господарського кодексу).

Тому якщо колективним договором передбачено надання працівникам відпустки більшої тривалості, ніж встановлено законодавством, вони мають право на таку відпустку на умовах, визначених колективним договором.

Слід зазначити, що статтями 7 та 8 Закону про відпустки передбачено можливість надання працівникам щорічних додаткових відпусток.

При цьому загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів.

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій і посад або трудовим договором.

Порядок та умови надання

Право працівника на щорічні основну та додаткову відпустки повної тривалості за перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (частина п’ята ст. 10 Закону про відпустки).

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу за винятком випадків, передбачених частиною сьомою ст. 10 цього Закону.

Водночас відповідно до цієї частини деяким категоріям працівників за їх бажанням щорічні відпустки повної тривалості надаються до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на підприємстві (табл. 1).

Таблиця 1

№ 
з/п

Категорії працівників

Особливості надання

1

Жінки

Перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами чи після неї. За наявності двох і більше дітей віком до 15 років чи дитини з інвалідністю

2

Особи з інвалідністю

3

Особи віком до 18 років

4

Чоловіки

Якщо їх дружини перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами

5

Особи, звільнені після проход­ження строкової військової служ­би, військової служби за при­зо­вом під час мобілізації або альтер­нативної (невійськової) служби

Якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання

6

Сумісники

Одночасно з відпусткою за основним місцем роботи

7

Працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах

Якщо вони бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою

8

Працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку

За умови, що вони не одержали за неї грошову компенсацію

9

Працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування

10

Батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу

Слід зауважити, що цей перелік не є вичерпним, оскільки в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором може бути встановлено надання щорічної відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи й іншим категоріям працівників (п. 11 частини сьомої ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року згідно із затвердженими графіками.

Термін «відповідний робочий рік» означає робочий рік, час фактичної роботи в якому та інші періоди, визначені законодавством, дають право на щорічну відпустку.

Поділ на частини

Згідно зі ст. 12 Закону про відпустки щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. При цьому ця частина відпустки не обов’язково повинна бути першою її частиною.

Оскільки остаточне рішення про надання працівникові відпустки приймає роботодавець, з метою недопущення втрат робочого часу, беручи до уваги виробничі обставини, він може й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник, а також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не ділити її взагалі.

При поділі відпустки на частини невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Не буде порушенням, якщо працівник використає частину щорічної відпустки в наступному робочому році.

Що слід врахувати роботодавцеві

Згідно з частиною п’ятою ст. 11 Закону про відпустки ненадання щорічних відпусток повної тривалості забороняється:

  • протягом двох років поспіль;
  • протягом робочого року особам віком до 18 років;
  • працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці або з особ­ливим характером праці.

Зауважимо, що інколи зазначену норму трактують таким чином, що працівник втрачає право на невикористану протягом двох років щорічну відпустку. Проте це не так, оскільки чинним законодавством не передбачено терміну давності, після якого втрачається право на щорічну відпустку. Якщо працівник з якихось причин не використав її за кілька попередніх років, то він має право на неї.

Також визначено, що роботодавець зобов’я­заний вести облік відпусток, що надаються працівникам (частина 12 ст. 10 Закону про відпустки).

Довідково
Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Щодо кількості невикористаних відпусток, які можуть бути надані працівникові протягом робочого року, то це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і роботодавцем.

Для послідовного та точного обліку використання щорічних відпусток доцільно надавати працівнику спочатку невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім за наступний.

У разі якщо працівник відмовляється використати надане йому законодавством право на відпочинок (щорічну відпустку), враховуючи обов’язковість надання відпустки, роботодавець має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки.

Стаж роботи, що дає право на відпустку

До стажу роботи, що дає право на певний вид щорічної відпустки, зараховуються періоди, наведені у табл. 2.

Таблиця 2

Вид відпустки

Період роботи

Основна відпустка (частина перша ст. 9 Закону про відпустки)

Час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка*

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу)**

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному статтями 25 і 26 цього Закону (відпустки без збереження заробітної плати)

Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів

Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників

Інші періоди роботи, передбачені законодавством

Додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці (частина друга ст. 9 Закону про відпустки)

Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особ­ливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади

Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими і за особливий характер праці

Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів

* Під фактичною роботою слід мати на увазі реальне виконання працівником своїх трудових обов’язків.
**Це час виконання державних і громадських обов’язків (час перебування військовозобов’язаних на військових зборах, час виконання депутатом місцевої ради обов’язків депутата, час виконання обов’язків народного засідателя тощо), час відсторонення від роботи із збереженням заробітної плати, час щорічних основної та додаткових відпусток, час навчальної відпустки з повною чи частковою оплатою тощо.

Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткову відпустки і не отримав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткову відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.


Інші періоди, не зазначені в таблиці, не можуть зараховуватися до стажу роботи, який дає право на додаткову відпустку за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці

Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткову відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, роботодавець в обов’язковому порядку за їх бажанням має надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на новому місці роботи до настання шестимісячного терміну безперервної роботи (п. 16 ст. 25 Закону про відпустки).

До стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не включаються:

  • час частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
  • час відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежний), — до досягнення дитиною 16-річного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» — до досягнення дитиною 18-річного віку;
  • дні прогулу або відсторонення від роботи через провину працівника;
  • дні відпустки без збереження заробітної плати, отримані понад кількість, установлену статтями 25 і 26 Закону про відпустки.

Документальне оформлення

Графік відпусток

Процедура оформлення відпусток розпочинається зі складання графіка надання відпусток. Це передбачено частиною 10 ст. 10 Закону про відпустки, відповідно до якої черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників. При цьому такий графік має бути складено не пізніше 5 січня кожного року і доведено до відома працівників (краще під підпис).

При складанні графіка надання відпусток ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. Водночас не слід забувати і про норми законодавства, адже, наприклад, відповідно до частини 13 ст. 10 Закону про відпустки є категорії працівників, які мають право отримувати щорічні відпустки у зручний для них час.

Переважне право на отримання відпустки у зручний час надається:

  • особам віком до 18 років
  • особам з інвалідністю
  • жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї
  • жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю
  • одинокій матері (батьку), яка(ий) виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків
  • дружинам (чоловікам) військовослужбовців
  • ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною
  • ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється дія Закону № 3551
  • батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу
  • в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором

Чинним законодавством не встановлено типової форми графіка надання відпусток, тому роботодавці складають його у довільній формі.

У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.

Слід зауважити, що до графіка надання відпусток доцільно включати всі обов’язкові оплачувані відпустки (крім навчальної).

За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами. При поділі відпустки на частини варто враховувати, що основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Графік відпусток має складатися на всіх працівників, прийнятих за трудовим договором, у тому числі на сумісників та тимчасових працівників, на працівників, з якими укладено строкові трудові договори. У разі якщо трудовий договір укладено з працівником після затвердження графіка відпусток, до нього може бути внесено відповідні зміни та доповнення.

Відсутність графіка відпусток розглядається як «інші порушення вимог законодавства про працю». За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (у 2018 р. — це 3 723 грн).

Крім того, за відсутність графіка відпусток відповідно до ст. 41 КпАП на посадових осіб накладається штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1 700 грн).

Повідомлення працівника про початок відпустки

Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника. Згідно з частиною 11 ст. 10 Закону про відпустки це треба робити не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Порушення строку такого повідомлення дасть можливість працівникові вимагати пе­ренесення щорічної відпустки на інший період.

Письмовим повідомленням у такому разі може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання щорічної відпустки.

Коли потрібна заява від працівника

Чинне законодавство не зобов’язує працівника подавати заяву, якщо він йде у відпустку в обумовлений у графіку відпусток термін. У такому разі підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.

Якщо працівник відмовляється викори­стати щорічну відпустку у визначений у гра­фіку відпусток час і таке рішення працівника не збігається з інтересами роботодавця, то роботодавець, беручи до уваги те, що остаточне рішення про надання чи ненадання відпустки належить лише до його компетенції, має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки.

Проте якщо працівник (за погодженням із роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або взяти лише частину щорічної основної відпустки, він має подати відповідну заяву на ім’я керівника підприємства.

У заяві зазвичай зазначається дата початку щорічної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки. Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку, то в заяві він повинен зазначити також підставу для надання такої відпустки.

На заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви оформлюється наказ (розпорядження) про надання відпустки.

Наказ про відпустку

При виданні наказу (розпорядження) про надання відпустки можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом № 489, або на основі цієї форми розробити будь-яку іншу.

Наказ (розпорядження) видається у двох примірниках: перший — для кадрової служби, другий — для бухгалтерії. Працівник у наказі (розпорядженні) ставить свій підпис про те, що він ознайомлений з ним.

Далі на підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів до особової картки працівника вносить інформацію про відпустку, а бухгалтерія розраховує суму відпускних.

Перенесення відпустки

Випадки перенесення щорічної відпустки на вимогу працівника, а також за ініціативою роботодавця визначено ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки.

На вимогу працівника  щорічну відпустку може бути перенесено на інший період у разі:

  • порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну);
  • несвоєчасної виплати роботодавцем заробітної плати працівникові за час щорічної відпустки (не пізніше ніж за три дні до початку відпустки).

Щорічну відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено у разі:

  • тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку (якщо працівнику видано листок непрацездатності до початку відпустки, то її початок має бути перенесено на інший строк; або якщо непрацездатність настала у період відпустки, вона підлягає продовженню на кількість календарних днів, протягом яких працівник відповідно до листка непрацездатності хворів)
  • виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати
  • настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами
  • збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням

Виникнення вказаних обставин не означає, що працівник може на свій розсуд вирішувати питання про перенесення відпустки на період, безпосередньо наступний за днем припинення дії цих обставин. При перенесенні щорічної відпустки новий строк її надання встановлюється за погодженням між працівником і роботодавцем.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за угодою сторін переноситься на інший період з дотриманням вимог ст. 12 Закону про відпустки.

Перенесення щорічної відпустки на інший період за ініціативою роботодавця, як виняток, може відбутися тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може негативно позначитися на роботі підприємства та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.

Розрахунок відпускних

Розрахунок відпускних провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за розрахунковий період на відповідну кількість календарних днів цього періоду (за винятком святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП). Одержаний результат помножується на кількість календарних днів відпустки.

Як визначити розрахунковий період

Механізм обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток і компенсації за невикористані відпустки встановлено Порядком № 100. За загальним правилом розрахунковим періодом для обчислення відпускних та компенсації за невикористані дні відпустки вважається період за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

У разі якщо працівник пропрацював на підприємстві, в установі, організації менше 12 календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Проте якщо, наприклад, працівника зараховано на роботу 02.05.2018 р. (не в перший календарний день місяця), але цей день є першим робочим днем місяця за графіком роботи підприємства, то зазначений місяць враховуватиметься повністю при обчисленні середньої заробітної плати для працівника, який відпрацював на підприємстві менше року. А у разі якщо працівника зараховано на роботу вже 03.05.2018 р., то зазначений місяць при обчисленні середньої заробітної плати не враховуватиметься.

Трапляються ситуації, коли у працівника відсутній розрахунковий період: наприклад, прийнятий на роботу 16.04.2018 р., а звільняється 18.05.2018 р., тобто відсутній повністю відпрацьований місяць. У такому разі середня заробітна плата для розрахунку відпускних (частіше — компенсації за невикористану відпустку) обчислюється виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Які дні не включаються до розрахунку

При визначенні тривалості розрахункового періоду святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) не враховуються.

Період, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це періоди, коли:

  • працівник з незалежних від нього причин працював у режимі неповного робочого тижня (наприклад, наказом по підприємству працівника переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв’язку з неможливістю забезпечити роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня);
  • було оформлено простій не з вини працівника;
  • працівнику надавалася відпустка без збереження заробітної плати відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки тощо.

Обчислення середньої заробітної плати

При обчисленні середньої зарплати для оплати часу відпустки або виплати компенсації за невикористані дні відпустки включаються: 

  • основна заробітна плата;
  • доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-погодинниками; високі досягнення в праці (висока професійна майстерність); інтенсивність праці; керівництво бригадою; вислугу років тощо);
  • виробничі премії (премії, які не мають разового характеру, тобто виплачуються щомісяця, щокварталу, раз у півріччя) та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
  • винагорода за підсумками річної роботи і за вислугу років;
  • індексація;
  • виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому їх нараховано, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

До виплат, які не включаються в розрахунок середньої зарплати для визначення сум відпускних або компенсації за невикористані дні відпустки, належать виплати, зазначені у п. 4  Порядку № 100.

Розглянемо на умовних прикладах, як розрахувати суму відпускних у різних ситуаціях.

Відпустка за кілька років

Той факт, що розрахунок відпускних здійснюється за кілька попередніх років, жодним чином не впливає на розрахунок середнього заробітку (приклад 1).

Приклад 1

Працівнику з 04.06.2018 р. надається відпустка на 29 календарних днів (24 календарні дні — відпустка за розрахунковий період з червня 2017 р. по травень 2018 р., п’ять календарних днів — відпустка за розрахунковий період з червня 2016 р. по травень 2017 р.).

Заробітна плата працівника за розрахунковий період червень 2017 р. —  травень 2018 р. становить 93 420 грн. Розрахуємо суму відпускних.

Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку у такому випадку червень 2017 р. —  травень 2018 р., тобто 353 календарні дні.

Визначимо середньоденну заробітну плату: 93 420 грн : 353 к. д. = 264,65 грн.

Сума відпускних становитиме: 264,65 грн × 29 к. д. = 7 674,85 грн.

Якщо розмір зарплати за останній місяць ще невідомий

У разі коли нарахування середньої заробітної плати проводиться до закриття відомостей на заробітну плату, після проведення нарахування всіх виплат працівнику можуть здійснити перерахунок середньої заробітної плати з урахуванням донарахованих сум.

При обчисленні середньої заробітної плати для працівника з відрядною формою оплати праці у разі відсутності оперативних даних за останній місяць розрахункового періоду він може замінюватись іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Наприклад, працівнику-відряднику надається відпустка з 01.06.2018 р., тобто розрахунковий період червень 2017 р. — травень 2018 р. і ще відсутні оперативні дані щодо його заробітної плати за травень 2018 р., тому розрахунок його середньої заробітної плати може здійснюватися з урахуванням заробітної плати за травень 2017 р.

При неповному робочому часі

Час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Це стосується і періоду, коли працівника за ініціативою роботодавця наказом по підприємству переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв’язку з неможливістю забезпечити роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня.

Проте якщо працівник працює на умовах неповного робочого тижня за власним бажанням (у зв’язку із сімейними обставинами чи якщо він працює на підприємстві за сумісництвом тощо), то при розрахунку відпускних немає жодних відмінностей від звичайного розрахунку (приклад 2).

Приклад 2

З січня 2018 р. за ініціативою роботодавця працівник виконує роботу на умовах неповного робочого тижня (чотири дні на тиждень з понеділка по четвер).

У червні 2018 р. працівник йде у щорічну відпустку на 14 календарних днів.

Заробітна плата за розрахунковий період червень 2017 р. — травень 2018 р. становить 62 360 грн.

Розрахуємо суму відпускних. Кількість днів у розрахунковому періоді, коли працівник не працював у зв’язку із запровадженням неповного робочого тижня, становить 21 календарний день (4 к. д. у січні + 4 к. д. у лютому + 5 к. д. у березні + 4 к. д. у квітні + 4 к. д. у травні). Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 332
(353 к. д. – 21 к. д.).

Визначимо середньоденну заробітну плату: 62 360 грн : 332 к. д. = 187,83 грн.

Сума відпускних становитиме: 187,83 грн × 14 к. д. = 2 629,62 грн.

Якщо заробіток відсутній

Якщо перед початком відпустки працівник не мав заробітку не із своєї вини, то розрахунок здійснюється на підставі встановленого в трудовому договорі працівника посадового окладу (тарифної ставки) на момент здійснення обчислення (приклад 3).

Приклад 3

Жінка йде у щорічну відпустку у червні 2018 р. на 24 календарні дні одразу після відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Посадовий оклад працівниці на день оформлення відпустки — 6 630 грн.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді з  червня 2017 р. по травень 2018 р. — 353.

Визначимо середньоденну заробітну плату: (6 630 грн × 12 міс.): 353 к. д. = 225,38 грн.

Сума відпускних становитиме: 225,38 грн × 24 к. д. = 5 409,12 грн.

Коли у розрахунковому періоді — відпустка  без збереження зарплати

Час відпустки без збереження заробітної плати не включається до розрахункового періоду. Відповідно розрахунковий період зменшується на час такої відпустки, якщо вона мала місце в цьому періоді (приклад 4).

Приклад 4

Працівник йде у щорічну відпустку на 14 календарних днів у червні 2018 р.

Заробітна плата за розрахунковий період з червня 2017 р. по травень 2018 р. становить 84 920 грн. Крім того, у березні 2018 р. працівник 15 днів був у відпустці без збереження заробітної плати.

Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 353 к. д. – 15 к. д. = 338 к. д.

Розрахуємо середньоденну заробітну плату: 84 920 грн : 338 к. д. = 251,24 грн.

Сума відпускних становитиме: 251,24 грн × 14 к. д. = 3 517,36 грн.

Врахування окремих виплат при розрахунку відпускних

Премії та разові винагороди

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Причому це стосується виробничих премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або півріччя.

Крім того, не вважається разовою щомісячна премія, виплачена один раз на рік у зв’язку з відсутністю фінансових можливостей підприємства. Тобто така премія включається до розрахунку відпускних.

Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік (п. 3 Порядку № 100).

Отже, основною умовою врахування одноразової винагороди за підсумками роботи за рік та за вислугу років при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження є її нарахування в поточному році за попередній рік.

Якщо ця умова не виконується і винагорода нараховується в поточному році за поточний рік, то така винагорода не включається до розрахунку середньої заробітної плати (приклади 5, 6).

Приклад 5

Працівнику з 04.06.2018 р. надається відпустка на сім календарних днів.
Заробітна плата працівника за розрахунковий період червень 2017 р. — травень 2018 р. становить 63 210 грн. Крім того, у січні 2018  р. йому нараховано річну премію за 2017 р. — 4 500 грн.

Розрахуємо суму відпускних.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді червень 2017 р. — травень 2018 р. — 353. Оскільки розрахунковий період становить 12 місяців, то до заробітної плати за період включається вся сума премії.

Визначимо середньоденну заробітну плату: (63 210 грн + 4 500 грн) : 353 к. д. = 191,81 грн.

Сума відпускних становитиме: 191,81 грн × 7 к. д. = 1 342,67 грн.

Приклад 6

Працівника прийнято на роботу 02.10.2017 р., а в січні 2018 р. йому нараховано премію за підсумками роботи за 2017 р. у сумі 8 200 грн. У червні 2018 р. працівник йде у щорічну відпустку на 24 календарні дні.

Заробітна плата за розрахунковий період жовтень 2017 р. — травень 2018 р. — 74 820 грн (без урахування винагороди за підсумками роботи за 2017 р.).

Розрахуємо суму відпускних.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді жовтень 2017 р. — травень 2018 р. — 234. Оскільки за кожний місяць розрахункового періоду включають 1/12 винагороди за підсумками роботи за рік, то до розрахунку відпускних враховується 8/12 річної премії, тобто 5 466,67 грн (8 200 грн : 12 × 8). 

Визначимо суму доходу, що входить до розрахунку середньої заробітної плати: 74 820 грн + 5 466,67 грн = 80 286,67  грн.

Визначимо середньоденну заробітну плату: 80 286,67  грн : 234 к. д. = 343,11 грн.

Сума відпускних становитиме: 343,11 грн × 24 к. д. = 8 234,64 грн.

Лікарняні

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності включається при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпусток (приклад 7).

Приклад 7

Працівник йде у щорічну відпустку у червні 2018 р. на 14 календарних днів. Розрахунковий період: червень 2017 р. — травень 2018 р. При цьому у лютому 2018 р. працівник був на лікарняному.
Заробітна плата за розрахунковий період — 93 290 грн, допомога по тимчасовій непраце­здатності — 2 410 грн.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 353.

Визначимо середньоденну заробітну плату: (93 290 грн + 2 410 грн) : 353 к. д. = 271,10 грн.

Сума відпускних становитиме: 271,10 грн × 14 к. д. = 3 795,40 грн.

Декретні

Пунктом 3 Порядку № 100 визначено, що при обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Оскільки допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами не передбачено п. 4 Порядку № 100, що регламентує перелік виплат, які не включаються при обчисленні середньої заробітної плати, і, зокрема, розраховується виходячи із середнього заробітку працівниці, яка хоч фактично і не працювала, але перебувала у трудових відносинах з підприємством, то така допомога включається до виплат, які враховуються під час обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки. Тобто час відпустки по вагітності та пологах входить до розрахункового періоду. На відміну від відпустки по вагітності та пологах відпустка для догляду за дитиною до трьох років до розрахункового періоду не входить (приклад 8).

Приклад 8

Працівниця підприємства йде у щорічну відпустку у червні 2018 р. на 24 календарні дні.

Розрахунковий період:  червень 2017 р. — травень 2018 р. При цьому в цей період вона перебувала: з 01.07.2017 р. по 04.11.2017 р. у відпустці по вагітності та пологах; з 05.11.2017 р. по 01.02.2018 р. у відпустці для догляду за дитиною до трьох років.

Заробітна плата працівниці за червень 2017 р. та за лютий — травень 2018 р. — 42 650 грн, допомога по вагітності та пологах — 36 580 грн. У розрахунковому періоді 265 календарних днів (353 к. д. – 88 к. д. відпустки для догляду за дитиною до трьох років).

Визначимо середньоденну заробітну плату: (42 650 грн + 36 580 грн) : 265 к. д. = 298,98 грн.

Сума відпускних становитиме: 298,98 грн × 24 к. д. = 7 175,52 грн.

Суми донарахованої (утриманої) зарплати

Відповідно до Порядку № 100 лише премії включаються до заробітної плати того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю, всі інші виплати мають враховуватись у ті місяці, за які їх здійснено. Таким чином, суми донарахованої (утриманої) зарплати мають бути віднесені до того місяця, за який їх донараховано (утримано). Після цього здійснюється розрахунок середньої зарплати для виплати відпускних.

Те саме стосується виплат за минулі періоди (лікарняні) або майбутні періоди (відпускні, декретні). У такому разі частину цих сум слід відносити до місяців, за які їх нараховано, тобто враховують тільки ту суму відпускних, лікарняних та декретних, що припадає на розрахунковий період (приклад 9).

Приклад 9

Працівник іде у відпустку з 11.06.2018 р. на 14 календарних днів. Заробітна плата за розрахунковий період червень 2017 р. — травень 2018 р. становить 93 400 грн. У червні 2018 р. працівнику донараховано заробітну плату за січень — квітень 2018 р. у розмірі 1 020 грн (внаслідок виявленої розрахункової помилки).

Незважаючи на те що суму донарахованої зарплати нараховано та виплачено у червні 2018 р., тобто в місяці, який не входить до розрахункового періоду, до заробітку за січень — квітень 2018 р. необхідно включити суми донарахованої заробітної плати, що припадають на ці місяці.

Визначимо середньоденну заробітну плату: (93 400 грн + 1 200 грн) : 353 к. д. = 267,99 грн. Сума відпускних становить: 267,99 грн × 14 к. д. = 3 751,86 грн.

Відкликання з відпустки

Відкликання працівника із щорічної відпустки допускається, але лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації.

При цьому відкликання із щорічної відпустки допускається лише за таких умов:

  • згоди працівника;
  • основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) має становити не менше ніж 14 календарних днів;
  • невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівникові після закінчення дії причин, за якими працівник був відкликаний з відпустки, або за угодою сторін переноситься на інший період з дотриманням вимог ст. 12 Закону про відпустки.

У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки (ст. 12 Закону про відпустки).

При наступному наданні працівнику невикористаних днів щорічної відпустки середню заробітну плату розраховують із заробітку за 12 місяців, що передують місяцю, в якому надається відпустка (приклад 10).

Приклад 10

Працівнику надано щорічну відпустку з 14.05.2018 р. на 24 календарні дні.

Сума нарахованих відпускних становить 6 600 грн. У зв’язку з виробничою необхідністю 21.05.2018 р. його відкликали з відпустки. За фактично відпрацьований час у травні 2018 р. заробітну плату нараховано 5 340 грн. При цьому працівник використав сім календарних днів відпустки. Оплату невикористаних днів відпустки необхідно утримати із заробітної плати працівника за липень 2018 р.

Визначимо кількість днів невикористаної відпустки: 24 к. д. – 7 к. д. = 17 к. д.

Визначимо суму відпускних за невикористані дні відпустки: 6 600 грн : 24 к. д. × 17 к. д. = 4 675 грн.

Сума отриманих коштів за частину невикористаної відпустки менше ніж розмір нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований час, тому за червень працівнику повинні доплатити 665 грн (5 340 грн – 4 675 грн).

Грошова компенсація за невикористану відпустку

Грошова компенсація виплачується у разі звільнення працівника за всі невикористані ним дні щорічної відпустки.

При цьому в разі звільнення керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів, які до звільнення пропрацювали не менш як 10 місяців, грошова компенсація виплачується за невикористані ними дні щорічних відпусток з розрахунку повної їх тривалості.

Отже, при проведенні остаточного розрахунку працівнику мають виплатити компенсацію за невикористану відпустку, навіть якщо вона не надавалася працівнику, наприклад, протягом п'яти — шести років. При цьому розрахунковим періодом є середня зарплата за останні 12 місяців, що передують виплаті грошової компенсації.

За бажанням працівника йому компенсують частину щорічної відпустки. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарні дні.

Тому за бажанням працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, 24 календарних днів щорічної відпустки за решту днів невикористаної щорічної відпустки може бути виплачено грошову компенсацію.

Наприклад, якщо тривалість щорічної відпустки працівника 31 календарний день (24 к. д. — щорічна основна відпустка і 7 к. д. — щорічна додаткова відпустка за ненормований робочий день, визначена колективним договором), то за умови використання працівником за відповідний робочий рік щорічної відпустки тривалістю 24 календарні дні за сім календарних днів він може отримати компенсацію.

При переведенні працівника на роботу на інше підприємство грошову компенсацію за невикористані ним дні щорічних відпусток за його бажанням має бути перераховано на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник.

Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

У разі смерті працівника грошова компенсація за невикористані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, виплачується спадкоємцям.

Сума компенсації за невикористану відпустку здійснюється відповідно до Порядку № 100 аналогічно розрахунку сум відпускних.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Господарський кодекс — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV. КЗпП — Кодекс законів про працю від 10.12.71 р. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X. Цивільний кодекс — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV. Конвенція № 132 — Конвенція про оплачувані відпустки від 24.06.70 р. № 132. Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки». Закон про держслужбу — Закон України від 10.12.2015 р. № 889-VIII «Про державну службу». Закон № 540 — Закон України від 23.09.97 р. № 540/97-ВР «Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів». Закон № 3551 — Закон України від 22.10.93 р. № 3551-XII «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту». Наказ № 489 — наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Наказ № 578 — наказ Мін'юсту України від 12.04.2012 р. № 578 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100. Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Мінохорони здоров’я України від 13.11.2001 р. № 455

«Гарячі лінії»

Дата: 29 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42