Оплата праці

Зміна головного бухгалтера: послідовність дій

20.08.2018 / 17:58

При зміні головного бухгалтера слід дотримуватися певної послідовності дій та поінформувати відповідні державні органи. Про те, як це правильно зробити, аби новий головний бухгалтер зміг повноправно виконувати свої обов’язки, йтиметься у цій статті.

Як передати справи

Передачу справ слід розпочати з інвентаризації. Зазначимо, що проведення інвентаризації є обов’язковим у випадках, визначених п. 7 Положення № 879. Хоча цим пунктом не передбачено зміну головного бухгалтера, однак рекомендовано провести інвентаризацію. Проте її не уникнути тоді, коли головний бухгалтер є матеріально відповідальною особою, наприклад виконує обов’язки касира. Це тому, що інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бух­обліку та фінансової звітності підприємства, а при передачі справ уся інформація у нового головного бухгалтера має бути саме такою.

Для проведення інвентаризації наказом по підприємству визначають мету перевірки, строки її проведення та склад інвентаризаційної комісії (зразок 1).

У бюджетних установах прийняття (передача) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внут­рішньої перевірки стану бухобліку та фінансової звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт. Копія такого акта надсилається бюджетній установі, якій підпорядковується ця установа. Водночас прийняття (передача) справ головним бухгалтером може здійснюватися за участю представника бюджетної установи, якій підпорядкована бюджетна установа (п. 12 Типового положення № 59).

Після проведення інвентаризації та усунення можливих виявлених невідповідностей керівник підприємства створює комісію для передачі справ, для цього видає відповідний наказ (зразок 2) із обов’язковим зазначенням складу комісії та строків передачі справ. Завдання комісії — повна і достовірна передача справ новому головному бухгалтеру, підтверд­жених проведеною інвентаризацією.

Після створення комісії слід перейти безпосередньо до передачі справ. Таку операцію документують актом приймання-передачі справ у довільній формі із зазначенням обов’язкових реквізитів первинного документа (зразок 3).

Довідково

З моменту підписання акта приймання-передачі справ вважається, що попередній головний бухгалтер зняв із себе відповідальність за виконання обов’язків і передав їх новому.

Акт складають у двох примірниках: один зберігається на підприємстві, другий —для колишнього головного бухгалтера. В акті описують перелік документації, яку передають новому головному бухгалтеру. Якщо в ході передачі справ виявлено якісь неточності, це необхідно зафіксувати в акті.

З моменту підписання акта приймання-передачі справ вважається, що попередній головний бухгалтер зняв із себе відповідальність за виконання обов’язків і передав їх новому.

Оформлення звільнення

Звільнення працівників, у тому числі головного бухгалтера, оформлюється відповідним наказом (зразок 4), у якому обов’язково зазначається, коли та на якій підставі припиняються трудові відносини, вказується кількість невикористаних (наперед використаних) днів щорічної відпустки, що підлягають грошовій компенсації (за які має провадитися утримання із заробітної плати).

Зауважимо, що у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця останній у день звільнення зобов’язаний видати підлеглому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП).

За бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому надають невикористану відпустку з наступним звільненням. У цьому разі датою звільнення є останній день відпустки (частина перша ст. 3 Закону про відпустки) (зразок 4).

Крім того, про зміну головного бухгалтера потрібно поінформувати деякі держоргани. Зупинимося на цьому детальніше.

Чи інформувати державного реєстратора

Перелік інформації про юридичну особу, яка міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — Реєстр) визначено у частині другій ст. 9 Закону про держреєстрацію. Оскільки дані про бухгалтера не зазначаються у цьому Реєстрі, то у разі його зміни інформувати державного реєстратора не потрібно.

Проте Реєстр містить відомості про керівника юридичної особи, а за бажанням юридичної особи — про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо (п. 13 частини другої ст. 9 Закону про держреєстрацію). Такою особою може бути головний бухгалтер, відповідно й інформацію про нього може бути внесено до Реєстру.

Як повідомити контролюючі органи

Платники податків — юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського
та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи, до контролюючого органу у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 Порядку № 1588). При цьому в заяві не потрібно зазначати інформацію про засновників.

Водночас відомості про осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, також оновлюються контролюючими органами у Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі реєстраційної заяви платника ПДВ (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін) за формою № 1-ПДВ, якщо вона була подана в один із способів, визначених п. 183.7 ст. 183 Податкового кодексу, і задоволена контролюючим органом. У цьому разі платник звільняється від подання до контролюючого органу заяви за формою № 1-ОПП у зв’язку зі зміною відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи.

Слід зазначити, що платники податків, які уклали з відповідним контролюючим органом договір про визнання електронних документів, можуть подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Отже, інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» або реєстраційної заяви платника ПДВ (форма № 1-ПДВ).

Важливо

Щоб не виникло проблем зі звітуванням, до подання наступної електронної звітності необхідно отримати посилені сертифікати відкритих ключів на новопризначеного головного бухгалтера.

Отримання нових електронних ключів

Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, тобто змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухоблік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів.

У разі укладення договору «Про визнан­ня електронних документів» в електронній формі  ЕЦП платника податків та його посадових осіб імпортуються в базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпортування в базу сертифікатів нового ЕЦП зазначений договір необхідно пере­укласти.

Для цього слід звернутися до Акредитованого центру сертифікації ключів (далі — АЦСК), який видав електронний цифровий підпис. При цьому до АЦСК подається заява про анулювання старого і видачу нового ЕЦП. Для надання права підпису електрон­них документів новому бухгалтеру керівник підприємства повідомляє про таку особу контролюючий орган за основним місцем обліку шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в елект­ронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557 (пункти 11 та 12 цього Порядку).

Отже, щоб не виникло проблем зі звітуванням, до подання наступної електронної звітності необхідно отримати посилені сертифікати відкритих ключів на новопризначеного головного бухгалтера та переукласти договір «Про визнання електронних документів».

Інформування банківської установи

Нагадаємо, що право першого підпису належить першому керівнику юридичної особи, якій відкривається рахунок, а також іншим уповноваженим на це особам. Право другого підпису — головному бухгалтеру або особі, на яку покладено ведення бух­обліку та фінансової звітності, чи іншим уповноваженим на це особам.

У разі заміни або доповнення хоча б одного з підписів подається нова картка із зразками підписів усіх осіб, які мають право першого або другого підпису, засвідчена в установленому порядку (п. 18.13 Інструкції № 492).

Тобто якщо головний бухгалтер мав право підпису банківських документів, зміни необхідно оформити в обслуговуючому банку.

Слід звернути увагу, що у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера нова картка не складається, а додатково подається тимчасова картка тільки із зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки головного бухгалтера, засвідчена у порядку, установленому п. 18.8 Інструкції № 492.

Використана література

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VІІІ. Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ. Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки». Закон про держреєстрацію — Закон України від 15.05.2003 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань». Закон № 852 — Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис». Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879. Типове положення № 59 — Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59. Порядок № 557 — Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну України від 06.06.2017 р. № 557. Порядок № 1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. № 1588. Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління Нацбанку України від 12.11.2003 р. № 492

«Гарячі лінії»

Дата: 1 серпня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42